Hasil Studi Kasus "Kantor Maya"

Secara umum Office Automation dapat didefinisikan sebagai otomatisasi proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven) menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga dokumen yang di-pergunakan dalam proses bisnis tidak lagi dalam bentuk hardcopy, melainkan dalam bentuk elektronik.

Keuntungannya:
1. Pengurangan biaya fasilitas
2. Pengurangan biaya peralatan
3. Jaringan komunikasi formal
4. Pengurangan penghentian kerja
5. Kontribusi sosial

Empat keuntungan yang pertama adalah yang diterima perusahaan, yang kelima adalah keutungan seorang pegawai yang tadinya sulit memperoleh pekerjaan karena keterbatasan fisik.

Kerugiannya:
1. Rasa tidak memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja yang rendah
4. Ketegangan keluarga

semua kerugian adalah kerugian pegawai. agar implementasi office automation berhasil, perusahaan harus memperhatikan faktor-faktor tersebut.

Strategi Implementasi:
1.Sediakan sumber daya komputer
2. Sediakan sumber daya ke akses informasi
3. Sediakan perlengkapan nonkomputer
4. Gunakan konferensi telepon atau video
5. Jadualkan pertemuan rutin
6. Lakukan rutinitas kerja

lima strategi yang pertama tanggung jawab perusahaan. strategi yang kelima adalah tanggung jawab pegawai

(http://indrasufian.blogspot.com/2007/09/kantor-maya-office-automation.html)


Pertanyaannya menjadi,
keunggulan ekonomis apakah yang dapat direalisasikan jika kampus perguruan tinggi menerapkan konsep kantor maya untuk kebutuhan komputasi mahasiswa?

Kondisi yang terjadi:
Jumlah mahasiswa = 100 orang
Jumlah Komputer yang disediakan = 30 unit
Jumlah Netbook yang diberikan = 100 unit

Pemasukan diambil dari biaya SPP mahasiswa

Sistem anggaran dihitung dalan kurun waktu pertama, untuk tahun pertama


Pemasukan Biaya:
1 Mahasiswa = Rp15.000.000,-
untuk biaya perkuliahan semester 1

Jadi …

100 X Rp15.000.000,- = Rp1.500.000.000


Konsep Kantor Maya disini adalah:
Bagaimana mahasiswa dapat menggunakan fasilitas yang diberikan oleh Perguran Tinggi untuk dapat menunjang kegiatan belajar.

Bagaimana mahasiswa dapat memanfaatkan akses internet yang disediakan oleh Perguruan Tinggi, tanpa harus menunggu jadwal kuliah di lab.

TABEL ANGGARAN KOMPUTASI
Pra Kantor Maya
Jumlah Kebutuhan	Deskripsi	Harga Satuan	Jumlah
30 unit	Komputer dan Meja	@Rp7.000.000,-/unit	210,000,000
Paket 30 unit	Software		15,000,000
	Biaya Listrik	@Rp4.000.000,-/bulan	48,000,000
	Biaya Telepon	@Rp1.000.000,-/bulan	12,000,000
20 unit	Alat-alat listrik		3,000,000
2 unit	AC	@Rp6.000.000,-/unit	12,000,000
1 unit	Loker Mahasiswa		5,000,000
1 unit	Lemari - Rak Server		5,000,000
1 unit	Lemari Arsip		1,000,000
2 unit	Printer		800,000
1 unit	Scanner		1,000,000
1 unit	LCD Projector		1,200,000
12 rim	Kertas		4,000,000
	Tinta		1,500,000
	Alat Tulis Kantor		500,000
1 unit	Telepon		250,000
1 orang	Pegawai	@Rp1.500.000,-/bulan	18,000,000
1 orang	Teknisi Reparasi Komputer	@Rp2.000.000,-/bulan	24,000,000
1 orang	Teknisi Komputasi Komputer	@Rp300.000,-/unit	6,000,000
	Biaya perawatan	@Rp2.000.000,-/bulan	24,000,000
	Biaya tak terduga		5,000,000
TOTAL			397,250,000

TABEL ANGGARAN KOMPUTASI
Pasca Kantor Maya
Jumlah Kebutuhan	Deskripsi	Harga Satuan	Jumlah
100 unit	Netbook	@Rp2.500.000,-/unit	250,000,000
Paket 100 unit	Software		50,000,000
	Biaya Listrik	@Rp125.000,-/bulan	1,500,000
50 unit	Alat-alat listrik		500,000
1 unit	Lemari - Rak Server		5,000,000
2 unit	Printer		800,000
1 unit	Scanner		1,000,000
12 rim	Kertas		4,000,000
	Tinta		1,500,000
	Alat Tulis Kantor		500,000
1 orang	Teknisi	@Rp2.000.000,-/bulan	24,000,000
5 unit	Hotspot		2,000,000
	Internet Provider	@Rp500.000,-/bulan	6,000,000
	Biaya Perawatan		5,000,000
	Biaya tak terduga		2,000,000
1 unit	LCD		1,200,000
TOTAL			353,800,000

JADI :
Keuntungan ekonomis yang didapat setelah menerapkan Konsep Kantor Maya, yaitu:

Biaya Fasilitas PRA penerapan Konsep Kantor Maya
>
Biaya Fasilitas PASCA penerapan Konsep Kantor Maya